Februar 2007
Abgrenzung zwischen privaten und steuerlichen Aufwendungen / PKW-Kostenersatz und Sachbezug
Aus der Rechtsprechung (VwGH sowie UFS) und Verwaltung lassen sich hiefür folgende Grundsätze ableiten: :: Arbeitszimmer im Wohnungsverband Grundsätzlich erfolgt die steuerliche Anerkennung nur dann, wenn dieses den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen bildet. Unter Berufung auf VwGH v. 24.6.2004,2001/15/0052, wonach für eine Konzertpianistin nach der Verkehrsauffassung der Mittelpunkt ihrer Tätigkeit sich dort befindet, an dem sie die überwiegende Zeit an ihrem Instrument verbringt (nämlich im Arbeitszimmer), kann dies auch für einen Orchestermusiker zutreffen (VwGH 21.9.2005,2001/13/0241). :: Fahrten zwischen Arbeitszimmer im Wohnungsverband und Arbeitsstätte Die Ausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bis 20 Km sind durch dem Verkehrsabsetzbetrag automatisch abgegolten. Für längere Fahrtstrecken kann der Dienstnehmer das Pendlerpauschale beantragen. Da die steuerliche Anerkennung eines Arbeitszimmers im Wohnungsverband sich aber ausschließlich auf § 20 Abs. 1 Z 2d EStG bezieht, nimmt die steuerliche Qualifikation "Arbeitszimmer im Wohnungsverband" diesem nicht die Eigenschaft als "Wohnung" im Zusammenhang mit Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gem. § 16 Abs. 1 Z 6 EStG. Für die Praxis bedeutet das, dass bei steuerlicher Anerkennung eines Arbeitszimmers, die Fahrten zwischen Arbeitszimmer im Wohnungsverband und der eigentlichen Arbeitsstätte (z.B. bei Musikern die Aufführungsorte) nicht als Fahrten zwischen zwei Arbeitsstätten zu qualifizieren sind. Diese Kosten sind mit dem Verkehrsabsetzbetrag und dem eventuell beantragten Pendlerpauschale abgegolten. :: Fahrten zwischen Wohnung und mehreren Arbeitsstätten In welcher Form das Pendlerpauschale geltend gemacht werden kann, wenn der Arbeitnehmer z.B. 2 Dienstverhältnisse mit unterschiedlich entfernten Arbeitsstätten hat, wird lt. LSt-Protokoll 2006 wie folgt gelöst: Fahrten zum Arbeitgeber A 3 Tage (45 Km), zum Arbeitgeber B 2 Tage (35 Km) pro Woche. Da die zurückgelegte Strecke zum Arbeitgeber A überwiegt, ist das Pendlerpauschale für 45 Km beim Arbeitgeber A zu gewähren. Fahrten zum Arbeitgeber A 2 Tage (45 Km), zum Arbeitgeber B 2 Tage (63 Km) pro Woche. Mangels Überwiegen kann das Pendlerpauschale nicht von einem der beiden Arbeitgeber berücksichtigt werden. Es besteht aber die Möglichkeit bei der Arbeitnehmerveranlagung das Pendlerpauschale für 4 Tage/Woche für die mindestens zurückgelegte Strecke von 45 Km geltend zu machen. :: Fahrten von Außendienstmitarbeitern zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit Firmenauto Grundsätzlich sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Firmenauto als Sachbezug zu versteuern. Bei Außendienstmitarbeitern ist aber wie folgt zu unterscheiden: Bei Dauerreisenden, die ihre beruflichen Fahrten regelmäßig von der Wohnung aus antreten und dort auch ihre organisatorischen Arbeiten verrichten, ist der Sitz des Arbeitgebers nicht die Arbeitsstätte. Nur gelegentliche Fahrten von der Wohnung zum Sitz des Arbeitgebers lösen daher keinen steuerpflichtigen Sachbezug aus. Außendienstmitarbeiter, die regelmäßig auch im Innendienst tätig sind, haben aber einen Sachbezug zu versteuern. Für die Regelmäßigkeit genügt es, wenn zumindest einmal wöchentlich zu Besprechungen, zur Abgabe von Aufträgen und der Berichterstattung etc. der Sitz des Arbeitgebers aufgesucht wird. Werden bei diesen Fahrten auch Kundenbesuche absolviert, sind die zusätzlichen Wegstrecken bei der Berechnung des Ausmaßes der Privatnutzung des PKW auszuscheiden. :: Doppelte Haushaltsführung Die steuerliche Absetzbarkeit diesbezüglicher Aufwendungen ist dann gegeben, wenn dem Steuerpflichtigen die Verlegung des Familienwohnsitzes an den Ort der Beschäftigung nicht zugemutet werden kann. Bei Vorliegen dieser Voraussetzungen sind alle damit verbundenen Kosten (auch Erhaltung, Einrichtung etc.) steuerlich absetzbar, soweit die Grenzen des gewöhnlichen Haushaltsbedarfes nicht verlassen werden. Die Argumentation, es handle sich in bestimmten Fällen um Aufwendungen für die private Lebensführung ist verfehlt. Die Besonderheit der Anerkennung dieser Mehraufwendungen infolge doppelter Haushaltsführung besteht eben gerade darin, dass solche Aufwendungen steuerlich anerkannt werden. :: Arbeitsbrille Brillen haben regelmäßig die Funktion als medizinisches Hilfsmittel und betreffen stets die allgemeinen Kosten der Lebensführung. Anders verhält es sich mit Brillen, denen eine Schutzfunktion gegenüber speziellen Gefahren bei bestimmten beruflichen Tätigkeiten zukommt. :: Computer Die Aufteilung der Kosten in einen beruflichen und privaten Anteil kann nur im Schätzungswege vorgenommen werden, wobei die Ausscheidung eines Anteils von 40% für private Zwecke nicht als ungewöhnlich anzusehen ist. :: Konzertkarten Diese Kosten unterliegen i.S. des § 20 Abs. 1 Z 2a EStG dem Abzugsverbot für gemischt (betrieblich & privat) veranlasste Aufwendungen, was auch für Berufsmusiker gilt.
Aufzeichnung von Schwerarbeitszeiten ab 2007
:: In der ab 1. Jänner 2007 geltenden Schwerarbeitsverordnung (SchAVO) sind folgende Meldevorschriften vorgesehen: Für Dienstnehmer obliegt die Meldepflicht dem Dienstgeber nach § 41 ASVG; Selbständige (GSVG, FSVG, BSVG) haben diese Meldung selbst zu erstatten. Folgende Daten sind für Männer über dem 40. Lebensjahr und Frauen über dem 35. Lebensjahr gesondert zu melden: Besonders belastende Tätigkeit i.S. § 1 SchAV Name und Versicherungsnummer dieser Person Dauer dieser Tätigkeit Zeitpunkt der Meldung ist jeweils Ende Februar des Folgejahres. Für 2007 demnach spätestens der 29. Februar 2008. :: Für die Aufzeichnung enthält die Dienstgeberinformation der GKK die Empfehlung, die entsprechenden Aufzeichnungen schon während des laufenden Jahres (erstmals also 2007) zu führen, um der Meldeverpflichtung zeitgerecht 2008 nachkommen zu können. :: Was unter Schwerarbeit fällt ist in der Dienstgeber-Info www.sozialversicherung.at im Detail erläutert, wobei in der Liste 1 (Männer) 70, in der Liste 2 (Frauen) 48 Berufsarten angeführt sind. :: Die Schwerarbeitspension steht frühestens ab dem 1. Jänner 2007 nach Vollendung des 60. Lebensjahr mit 540 Versicherungsmonaten (45 Jahre) und mindestens 120 Monaten Schwerarbeit in den letzten 240 Monaten vor dem Pensionsstichtag zu. Ferner darf am Pensionsstichtag keine pflichtversicherte Erwerbstätigkeit ausgeübt, sowie die monatliche Geringfügigkeitsgrenze (2007: € 341,16) nicht überschritten werden. Bei Beamten genügen 42 Versicherungsjahre (504 Monate), mit der Begründung, dass ein öffentliches Dienstverhältnis erst mit 18 Jahren begonnen werden kann.
Evidenzkonto gem. § 4 Abs. 12 Z 3 EStG als "Beilagen-Stiefkind" zur Körperschaftsteuererklärung
Seit 1. Jänner 1996 besteht die gesetzliche Verpflichtung, der jährlichen KöSt-Erklärung das (Kapital-) Evidenzkonto als Beilage anzuschließen, was in der Praxis allerdings selten erfolgt, zumal diese vom Finanzamt nicht urgiert wird. Grund dafür ist, dass die Beilage nicht im Interesse des Fiskus, sondern der Gesellschafter liegt. Leistet nämlich die Gesellschaft Auszahlungen an die Gesellschafter, so sind diese entweder als Ausschüttungen oder als Einlagenrückzahlungen zu qualifizieren. Während erstere KESt-pflichtig sind, sind die zweiten steuerneutral. Wird ein Eigenkapitalposten zugunsten von Gesellschaftern aufgelöst, der sowohl Einlagen als auch Gewinne enthält, entscheiden die Gesellschaftsorgane über die Zuordnung, die aber nicht im Ermessen der Organe liegt. Ist die Verknüpfung der Auszahlung mit einer Einlage erwiesen - wozu das Evidenzkonto dient - liegt eine steuerfreie Einlagenrückzahlung vor. Einlagen im Sinne des Gesetzes sind: Das aufgebrachte Kapital und sonstige Einlagen und Zuwendungen, die als Kapitalrücklagen ausgewiesen sind. Die Zuwendungen können nicht nur von den Gesellschaftern, sondern auch von Dritten stammen. Darunter zählen auch Agiozahlungen von später eintretenden Gesellschaftern, die in die Kapitalrücklagen eingestellt werden und somit auch den Altgesellschaftern zufallen. Ferner gehören dazu Partizipations- und Genussrechtskapital, sowie Verbindlichkeiten, die steuerlich als verdecktes Kapital gelten. Nicht zu den Einlagen gehören Anteile auf Grund einer Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmittel, die gem. § 3 Z 29 EStG steuerfrei waren. Erfolgt nämlich deren Rückzahlung innerhalb von 10 Jahren, handelt es sich um eine steuerpflichtige Ausschüttung nach § 32 Z 3 EStG; ferner Beträge, die infolge Umgründung die Eigenschaft als Gewinnrücklage oder Bilanzgewinn verloren haben. Schlussfolgerung: Aus der Regelung des Evidenzkontos geht nicht hervor, dass nach den einzelnen Anteilsinhabern zu unterscheiden ist. Egal von wem die Einlage oder Zuwendung stammt - auch von dritter Seite oder später Eintretenden - ist die Einlagenrückzahlung für jeden Gesellschafter (auch wenn die Einlage nicht von ihm stammt) steuerneutral, wenn der Nachweis aus dem Evidenzkonto erfolgt. Es liegt daher in allen Fällen, in denen es Zuwendungen an die Gesellschaft gegeben hat (z.B. Liquiditätsengpass, Insolvenzgefahr etc.) im Interesse der Gesellschafter, das Evidenzkonto zu führen und durch Beilage desselben zur KöSt-Erklärung auch dem Fiskus gegenüber Einlagen und Zuwendungen in geeigneter Form in Evidenz zu halten. Hat sich gegenüber dem Vorjahr nichts geändert, sollte auch darauf hingewiesen werden.
Minderung des steuerpflichtigen PKW- Sachbezugswertes
Wird Arbeitnehmern ein arbeitgebereigener PKW auch zum Privatgebrauch einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt, ist der damit verbundene Vorteil als Sachbezug lohnsteuer- und beitragspflichtig. Bemessungsgrundlage sind die Anschaffungskosten, wobei 1,5% derselben als monatlicher Sachbezug bis maximal € 600,- zu versteuern sind. Damit sind auch sämtliche laufenden Kosten (Treibstoff, Reparaturen, Service, Versicherung etc.) abgegolten. Zur Minderung des Sachbezuges gibt es folgende Möglichkeiten: :: Privatfahrten unter 500 Km / Monat Der steuerpflichtige Sachbezugswert vermindert sich auf 0,75% der Anschaffungskosten maximal € 300,- / Monat. (Nachweis z.B. lt. Km-Buch : Jährliche Km-Leistung vermindert um Dienstfahrten = unter 6.000 Km; Halber Sachbezug). Ein niedriger Sachbezug als € 300,- / Monat kann nur angesetzt werden, wenn lt. Rz. 177 LStR iVm § 4 Abs. 3 VO BGBl Nr. 416/2001 die monatliche Km-Leistung unter 500 Km liegt und bei Ansatz von € -,50 (mit Chauffeur € -,72) pro Km sich ein um 50% niedrigerer Sachbezugswert ergibt. Der lückenlose Nachweis im Fahrtenbuch ist erforderlich. Bei einem maximalen Sachbezug in diesem Fall errechnet sich nach der Formel € 150,- (halber max. Sachbezug) / € -,50 bzw. € -,72 eine max. Km-Leistung von 300 Km bzw. 208 Km. Sachbezug bei 290 Km x € -,50 daher € 145,-. :: Arbeitnehmerbeitrag Sachbezugsmindernd wirken sich aber nur die Beiträge zu den Anschaffungskosten aus und nicht die Übernahme laufender Kosten, wie z.B. von Treibstoffkosten. Der Anschaffungskostenbeitrag muss aber nicht in einem Betrag, sondern kann auch monatlich pauschal oder Km-abhängig geleistet werden (Rz 186 LStR). Die Widmung dieses Beitrages zu den Anschaffungskosten ist vertraglich zu dokumentieren. Beiträge zu den laufenden Kosten würden lediglich die Betriebseinnahmen des Arbeitgebers erhöhen aber zu keiner Steuerersparnis beim Arbeitnehmer führen. :: Schlussfolgerung Verlangt der Arbeitgeber für die Privatnutzung des Firmen-PKW durch den Arbeitnehmer einen Kostenbeitrag, sollte sich dieser nachweislich auf die Anschaffungskosten beziehen, da dieser nur dann den Sachbezugswert mindert. Ein Beitrag zu den laufenden Kosten hätte folgende steuerliche Nachteile: Finanzierung aus versteuerten Mitteln und keine Steuerersparnis beim Sachbezug für den Arbeitnehmer und Gewinnerhöhung beim Arbeitgeber. Die Deklarierung als Anschaffungskostenbeitrag führt beim Arbeitgeber wohl auch zu einer Erhöhung der Betriebseinnahmen, beim Arbeitnehmer aber - bei Anwendung des Spitzensteuersatzes - zu einer Halbierung des Kostenbeitrages infolge Steuerersparnis. Maximale Vorteile für den Arbeitnehmer aus der Privatnutzung eines Dienstwagens ergeben sich dann, wenn das Gehalt über der ASVG-Höchstbeitragsgrundlage liegt, für die Privatfahrten kein Kostenbeitrag zu leisten ist und auf ein eigenes Auto verzichtet werden kann.
Unentgeltliche Mahlzeiten für Dienstnehmer im Steuerrecht
Wie die unentgeltliche Mittagsverpflegung von Dienstnehmern, ob als Leistungsaustausch oder Eigenverbrauch umsatzsteuerlich zu behandeln ist, ist laut BMF vom 10. August 2006 wie folgt zu qualifizieren: Nicht umsatzsteuerbar In Gastronomiebetrieben ist die unentgeltliche Beherbergung und Verköstigung von Dienstnehmern lt. Rz. 71 UStR kein Eigenverbrauch und daher nicht steuerbar. Bei anderen Betrieben hängt die umsatzsteuerliche Qualifikation davon ab, ob die Essenseinnahme am Arbeitsplatz zur Aufrechterhaltung eines notwendigen Bereitschaftsdienstes erforderlich ist (z.B. Personal zur technischen oder medizinischen Bereitschaft u.a.) In diesen Fällen treten die persönlichen Bedürfnisse des Dienstnehmers in den Hintergrund und die Sachzuwendungen gelten nicht für unternehmensfremde Zwecke erbracht, sie sind daher nicht steuerbar. Leistet der Dienstnehmer aber in den o.a. Fällen einen Kostenbeitrag, dann ist dieser Beitrag als Entgelt ustpflichtig, was auch bei gastronomischen Betrieben der Fall ist. Umsatzsteuerpflicht :: Dienstleistung / Mahlzeit als tauschähnlicher Umsatz Der Kausalzusammenhang zwischen Dienstleistung und Sachzuwendung ist gegeben, wenn die unentgeltliche Verköstigung des Dienstnehmers Lohnbestandteil ist (lohnsteuerpflichtiger Sachbezug) und damit im umsatzsteuerlichen Sinne zum Entgelt wird. :: Dienstleistung / Mahlzeit als Eigenverbrauch Ist die unentgeltliche Dienstleistung nicht Lohnbestandteil, liegt im Regelfall Eigenverbrauch vor (Rz. 70 UStR), wenn die Verpflegung primär der Deckung der persönlichen Bedürfnisse des Dienstnehmers dient. Ausgenommen sind bloße Annehmlichkeiten oder Aufmerksamkeiten von geringem Wert (z.B. Getränke). :: Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer Die Höhe des Entgeltes oder Eigenverbrauchs ist laut Rz 672 UStR aus den lohnsteuerpflichtigen Sachbezugswerten wie folgt zu ermitteln: Der Wert der vollen freien Station (€ 196,20) ist laut Rz. 146 LStR auf den Tageswert mittels Division durch 30 umzurechnen. Vom so mit € 6,54/Tag ermittelten Betrag entfallen 3/10 auf das Mittagessen. Aus diesem mit € 1,962 errechneten Bruttobetrag ist der Nettobetrag mittels Division durch 1,1 in der Höhe von € 1,78363 zu ermitteln, von dem der auf die betriebseigene Kantine entfallende Betrag 2/3 d.s. € 1,18909 beträgt. Der so ermittelte ustpflichtige Monatsbetrag ist in der UVA wie folgt zu erfassen: Als Entgelt (€ 1,78363* 26) in KZ 000 € 46,37 Als Eigenverbrauch (€ 1,18909* 26) in KZ 001 € 30,92 Verköstigung in Gaststätten Werden den Dienstnehmern die Kosten nach Vorlage der Rechnung ersetzt, handelt es sich um freiwilligen Sozialaufwand mit Vorsteuerabzug. Beim Dienstnehmer liegt lohnsteuerpflichtiger Sachbezug vor, der beim Arbeitgeber i.d.R. als tauschähnlicher Umsatz ustpflichtig ist. Gewährt der Arbeitgeber freiwillig Essensbons (bis € 4,40) oder Lebensmittelbons (bis € 1,10) pro Arbeitstag, besteht gem. § 3 Abs. 1 Z 17 EStG Lohnsteuerfreiheit. Da kein Sachbezug vorliegt fällt auch keine Umsatzsteuer an. Ob diese Bons in nahegelegenen Gaststätten oder in der Werksküche eingelöst werden ist egal. Essensbons bei Dienstreisen sind ebenfalls steuerfrei, soweit sie das Tagesgeld (€ 26,40) nicht übersteigen. Hat der Arbeitnehmer aber auf freie oder verbilligte Mahlzeiten einen Rechtsanspruch (z.B. Kollektivvertrag), dann handelt es sich um einen Sachbezug mit allen steuerlichen Konsequenzen.
Einzelaufzeichnungspflicht von Bargeschäften
Seit 1. Jänner 2007 sind Bareinnahmen und -ausgänge aufgrund § 131 Abs. 1 Z 2 BAO (vgl. KI 08 und 12.2006) grundsätzlich täglich einzeln aufzuzeichnen. Auch wenn die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung nicht die Nutzung elektronischer Registrierkassen erforderlich macht (Paragondurchschriften, händische Aufschreibungen, Losungsblätter, Strichlisten etc. sind zulässig), bedeutet dies für kleinere Unternehmen einen erheblichen Umstellungsaufwand. In der Gastronomie wird die Tischabrechnung - bei Bonierung der einzelnen Tische - als Einzeleingang gesehen. Die Finanzverwaltung hat in der "Barbewegungs-VO" Erleichterungen vorgesehen, wonach die vereinfachte Losungsermittlung durch Kassasturz (Ermittlung der Bareingänge eines Tages durch Saldierung des gezählten End- und Anfangsbestandes unter Berücksichtigung von Ausgaben, Einlagen und Entnahmen) unter folgenden Voraussetzungen weiterhin zulässig ist: - Die Nettoumsätze pro Betrieb und Jahr liegen bei maximal € 150.000,-, wobei bei Rumpfwirtschaftsjahren die Grenze durch eine Hochrechnung des Umsatzes ermittelt wird. Bei einem Betriebsübergang werden auch die vorangegangenen Zeiträume beim Rechtsvorgänger berücksichtigt. Ein einmaliges Überschreiten der Umsatzgrenze bis 15% innerhalb von drei Jahren ist unschädlich. - Für Umsätze, die von Haus zu Haus an öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit festumschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden, ist die Grenze von € 150.000,- nicht anzuwenden und somit die vereinfachte Losungsermittlung immer zulässig. Begünstigt werden dadurch z.B. Eis- oder Maroniverkäufer, die ihre Produkte im Freien ohne Bezug zu fest umschlossenen Räumlichkeiten verkaufen. Nicht anzuwenden sind die Vereinfachungen allerdings bei Gassenverkäufen vor Eissalons oder Verkäufen in "Schanigärten" infolge Bezug zu fest umschlossenen Räumlichkeiten. Taxilenker müssen ebenfalls Einzelaufzeichnungen führen, denn hier gilt nach Ansicht der Finanzverwaltung das Auto als feste Räumlichkeit. Ob das auch für Jahrmarktbuden gilt, wird noch zu klären sein. Bei Überschreiten der Umsatzgrenze besteht ein Jahr Zeit zur Umstellung (z.B. bei Überschreiten der Umsatzgrenze 2007 - Einzelaufzeichnungspflicht erst ab 2009). Umgekehrt gilt, dass bei zweimaligem Unterschreiten der Umsatzgrenze mit Beginn des folgenden Jahres wieder auf die vereinfachte Losungsermittlung umgestiegen werden kann. Die Verordnung enthält eine Übergangsregelung für Betriebe, die bisher eine vereinfachte Losungsermittlung vorgenommen haben. Sie sind bei Überschreiten der Umsatzgrenzen in den Jahren 2005 und 2006 erst ab 1. Jänner 2008 zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet. Wenn die wesentlichen "Klarheiten" beseitigt sind, werden wir zur rechten Zeit über den zusätzlichen Verwaltungsmehraufwand weiter informieren.